關于做好2021年度歸檔工作的通知

校屬各單位：

檔案是學校發(fā)展過程中重要的歷史見證和寶貴財富，為保障學校檔案管理更加規(guī)范化、制度化、標準化，切實做好本年度的歸檔工作，現(xiàn)將有關事宜通知如下：

一、歸檔范圍

陜西科技大學在教學、科研、管理等各項活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。按照《陜西科技大學文件材料歸檔范圍和保管期限表》的要求歸檔，具體為以下類別：

1.黨群類 2.行政類 3.教學類 4.科研類5.外事類

6.設備類 7.財會類 8.基建類 9.出版類10.產(chǎn)品類

11.聲像類12.干部人事類13.其它類

本年度應歸檔2020年度及以前產(chǎn)生的各種形式、載體的文件材料，2021年度形成的教學檔案。

二、歸檔時間

1.綜合文件：6月底前歸檔。

2.科技類：科研類應在6月底前歸檔；基建類應在項目完成后3個月內(nèi)歸檔。

3.教學類：學生畢業(yè)后3個月內(nèi)歸檔。

4.干部人事類:分階段、分批次歸檔。

三、歸檔要求

1.根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》，應當歸檔的材料，按照國家有關規(guī)定定期向檔案館移交，集中管理，任何個人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。同時實行部門立卷制度，兼職檔案人員應負責本部門應歸檔材料的積累和整理，在檔案工作人員指導下完成打碼、著錄等立卷工作，案卷經(jīng)部門分管檔案工作領導和檔案館檢查、簽字后，移交至檔案館保存。

2.確保歸檔材料真實準確和齊全完整，歸檔材料必須是原件。

3.各部門注意留存慶祝建黨百年、脫貧攻堅、重要領導蒞臨學校視察、重要會議、疫情防控、院史編撰等重大活動與突發(fā)事件中形成的各類載體檔案材料，并系統(tǒng)完整歸檔。

4.各部門分管檔案工作負責人和兼職檔案員更替時需做好本部門檔案管理的交接工作，并將變動人員情況報檔案館。

5.注意實物、聲像檔案的留存歸檔，各部門在重大活動中接收的實物、形成的聲像檔案統(tǒng)一整理移交至檔案館。

6.文件材料無論單面或雙面，只要有書寫文字，都要一面編寫一個頁號(空白面不編號)，頁號的位置在每頁材料的右下角（反面為左下角）。

四、聯(lián)系方式

各部門在歸檔過程中如有疑問，請與檔案館聯(lián)系，檔案館將向全校各歸檔部門提供優(yōu)質(zhì)服務。

郵箱：dag@sust.edu.cn

檔案工作QQ群：163364496

電話：86168271轉(zhuǎn)203

檔案館

2021年5月25日